Come creare una lista di distribuzione in Outlook

Se hai a che fare spesso con lo stesso gruppo di persone in Outlook, è probabile che tu debba anche inviare un’e-mail comune a tutti loro.

Invece di scrivere manualmente l’indirizzo e-mail di ogni individuo, puoi utilizzare un’utile funzione di Outlook chiamata “lista di distribuzione”. Questa funzione ti consente di inviare un’e-mail a tutti i membri del gruppo contemporaneamente.

Sommario

Come creare una lista di distribuzione in Outlook?

Una volta creata la lista di distribuzione (nota anche come lista del gruppo di contatti), devi solo inserire il nome del gruppo durante la composizione del nuovo messaggio. Successivamente, puoi aggiungere/rimuovere membri nel gruppo, come desideri, dalle impostazioni di Outlook.

Sul desktop

1. Apri l’app Outlook.
2. Seleziona l’icona Persone nell’angolo in basso a sinistra.
3. Nella scheda Home, fai clic su Nuovo gruppo di contatti .
   
4. Fornire un nome preferito per il gruppo di contatti.
5. Fare clic su Aggiungi membri e selezionare Dai contatti di Outlook. In alternativa, scegli una delle altre opzioni per includere i contatti dalla tua rubrica o crearne una nuova.
   
6. Al prompt Selezionare i contatti dei membri, fare doppio clic sul contatto che si desidera aggiungere. Per aggiungere più contatti, tieni premuto il tasto Ctrl mentre li selezioni.
   
7. Ora, fai clic sul pulsante Membri.
8. Al termine, fai clic su Salva e chiudi nell’angolo in alto a sinistra.
   

Su Outlook Web

1. Avvia un’applicazione browser e accedi al tuo account Outlook.
2. Fai clic sull’icona Persone dalla barra laterale.
3. Quindi, fai clic sulla freccia giù accanto a Nuovo contatto e seleziona Nuovo elenco contatti .
   
4. Immettere il nome del gruppo sotto Nome elenco contatti .
5. In Aggiungi indirizzi e-mail, inserisci gli indirizzi e-mail delle persone che vuoi aggiungere al gruppo e premi Invio. Per annullare l’aggiunta della persona, fai clic sull’icona a forma di croce accanto all’indirizzo email corrispondente.
   
6. Fornisci una descrizione del gruppo, se lo desideri.
7. Fare clic sul pulsante Crea.

Su Mac

1. Apri Outlook e seleziona l’icona Persone.
2. Quindi, nella scheda Home, seleziona Nuovo gruppo di contatti o Nuovo elenco di contatti, a seconda della versione di Outlook.
   
3. Nella finestra successiva, dai un nome al gruppo di contatti.
4. Fare clic sul pulsante Aggiungi e inserire il nome/indirizzo e-mail per aggiungere una persona al gruppo.
   
5. Fai clic su Salva e chiudi .

Come modificare l’elenco dei gruppi di contatti?

Dopo aver creato il gruppo di contatti, se ritieni che manchi qualcuno o desideri escludere una persona da esso, puoi modificarlo in qualsiasi momento successivo.

Su Outlook Web

1. Dopo aver effettuato l’accesso al tuo account Outlook, fai clic sull’icona Persone e seleziona Tutti gli elenchi di contatti .
2. Nel riquadro di destra, seleziona l’elenco dei contatti che desideri modificare.
3. Fai clic su Modifica nella barra in alto.
   
4. Inserisci l’indirizzo email che desideri aggiungere e fai clic su Aggiungi .
   
5. Fai clic sull’icona a forma di croce accanto all’indirizzo email della persona che desideri escludere dal gruppo .
6. Inoltre, puoi anche rinominare il nome dell’elenco dei contatti e modificare anche la sezione della descrizione.
7. Fare clic su Salva per applicare le nuove modifiche.

Sul desktop

1. Fai clic sull’icona Persone e apri il gruppo di contatti che desideri modificare.
   
2. Nella scheda Gruppo di contatto, seleziona i membri che desideri aggiungere/rimuovere e fai clic su Aggiungi membri o Rimuovi membro dalla barra in alto.
   
3. Fai clic su Salva e chiudi .

Nota: nel caso in cui i contatti siano salvati in un file Excel (formato CSV), è possibile importarli e aggiungerli all’elenco dei gruppi di contatti su Outlook utilizzando uno dei metodi sopra indicati.

Come inviare e-mail utilizzando il gruppo Elenco contatti?

Una volta creato il gruppo di contatti, viene sincronizzato anche su un’altra piattaforma (app Web). Quindi puoi accedervi per inviare e-mail a tutti i membri del gruppo. Il processo è simile a quello usato per inviare e-mail a un singolo indirizzo e-mail.

1. Selezionare l’icona Posta in arrivo e fare clic su Nuova e-mail per comporre un nuovo messaggio. In Outlook Web, fai clic su Nuovo messaggio.
   
2. Ora digita il nome del gruppo accanto al campo A. Durante la digitazione, Outlook suggerirà i singoli contatti insieme al nome dell’elenco dei contatti.
   
3. Seleziona il gruppo di contatti dall’elenco consigliato.
4. Compila gli altri campi necessari e fai clic sul pulsante Invia.

Nota: se invii la posta a un gruppo di contatti, tutti i membri possono visualizzare gli indirizzi email degli altri, il che può rappresentare un problema di privacy. Per evitarlo, inserisci il nome dell’elenco del gruppo di contatti accanto a CCN anziché nel campo A.

L’opzione Elenco contatti è disattivata su Mac

Se non riesci ad accedere all’Elenco contatti dal menu File, devi abilitarlo nelle preferenze.

1. Avvia Outlook e fai clic sulla sua icona.
2. Quindi, seleziona l’opzione Preferenze.
3. Sotto l’opzione Impostazioni personali, fai clic su Generale .
   
4. Successivamente, deseleziona la casella di controllo Nascondi cartella sul mio computer nella barra laterale.
   

Nota: l’opzione precedente non è disponibile nella versione più recente di Outlook per Mac perché Microsoft la sta aggiornando. Invece, puoi ripristinare la versione precedente di Outlook per risolvere il problema. Puoi farlo selezionando Aiuto > Ripristina Outlook precedente.