Come eseguire la stampa unione in Outlook – Guida passo passo

La stampa unione combina un documento con un file di dati per inviare messaggi personalizzati a persone diverse contemporaneamente. Il file di dati può includere nomi, indirizzi o altre informazioni per diversi destinatari.

Se vuoi evitare di impiegare troppo tempo a scrivere la stessa email per molte persone, puoi impostare una stampa unione.

Questo articolo spiega come configurarlo in Microsoft Outlook. In generale, utilizzi MS Outlook, MS Word e altri programmi che memorizzano dati strutturati.

Configurazione della stampa unione

Il metodo più conveniente per impostare una stampa unione è tramite Word. È possibile ottenere gli indirizzi postali da Outlook o inserirli in un elenco per questo processo.

Puoi trovare la procedura dettagliata per questo metodo in questa guida.

Componi la tua e-mail

Il primo compito è comporre la posta che desideri. Puoi digitare direttamente il messaggio in un documento word. Il passaggio iniziale consiste anche nell’avviare la stampa unione. Segui i passaggi seguenti:

1. Apri MS Word sul tuo PC. Digitare il corpo del messaggio di posta elettronica nel documento vuoto.
2. Puoi lasciare dei segnaposto per le parti che desideri personalizzare nel messaggio. Puoi aggiungerli in seguito.
3. Salva il file sull’unità locale.
4. Fare clic sulla scheda Lettere dalla barra multifunzione.
5. Fare clic su Avvia stampa unione e selezionare Messaggi e-mail.

Crea una mailing list

Salta questo passaggio se disponi di un elenco di contatti che puoi utilizzare in Outlook. Word consente di creare un nuovo elenco o utilizzare un elenco esistente. Questo elenco può essere un foglio di calcolo Excel, un database o qualsiasi documento con voci strutturate.

Qui, elencheremo i passaggi per creare un foglio di calcolo Excel per l’elenco.

1. Apri una cartella di lavoro vuota in MS Excel.
2. Aggiungi colonne separate con intestazioni e contenuti per i dati che desideri personalizzare. Non dimenticare di aggiungere Email come campo.
3. Immettere i dati per i campi.
4. Inoltre, assicurati di utilizzare un solo foglio per le voci.
5. Salva il foglio di calcolo come nuovo file.

Seleziona i destinatari per la tua email

È il passaggio in cui si collega la stampa unione con i relativi destinatari. Ci sono tre opzioni tra cui scegliere. Puoi creare un nuovo elenco, utilizzarne uno esistente o scegliere dai contatti di Outlook.

Se disponi di un elenco di contatti di Outlook dei destinatari, segui le istruzioni riportate di seguito:

1. Vai al documento di Word con il corpo del messaggio.
2. Fare clic su Seleziona destinatari dalla scheda Lettere. Quindi seleziona Scegli dai contatti di Outlook . Scegli un nome profilo se necessario e premi Ok .
   
3. Accedi al tuo account se richiesto.
4. Potresti avere molti elenchi di contatti. Seleziona quello che desideri e fai clic su Ok .
5. Usa ogni casella di controllo dalla nuova finestra per scegliere i destinatari per la tua mailing list. Quindi seleziona Ok .

Nel caso in cui desideri creare una nuova lista, segui queste indicazioni:

1. Fare clic su Seleziona destinatari dalla scheda Lettere. Quindi seleziona Digita un nuovo elenco .
2. Innanzitutto, fai clic su Personalizza colonne . Impostare solo i nomi dei campi desiderati utilizzando i pulsanti Aggiungi , Elimina e Rinomina. Quindi fare clic su Ok.
3. Inserisci i dati che ti servono. Utilizzare i pulsanti Nuova voce e Elimina voce per manipolare le voci. Quindi premi Ok.

Se hai creato un elenco utilizzando una fonte diversa , procedi nel seguente modo per selezionare dall’elenco:

1. Fare clic su Seleziona destinatari dalla scheda Lettere. Quindi seleziona Usa un elenco esistente .
2. Vai alla posizione in cui hai salvato l’elenco. Quindi aprilo.
3. Seleziona il foglio contenente l’elenco e scegli Ok . Dovresti avere solo un’opzione se hai seguito questa guida. Assicurarsi che l’opzione La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna sia selezionata.

È possibile controllare e modificare l’elenco selezionando Modifica elenco destinatari dal gruppo Avvia stampa unione.

Inserisci i campi di stampa unione

In questo passaggio, puoi riempire i segnaposto che hai utilizzato nel messaggio. Puoi anche aggiungere un saluto personalizzato. Per fare ciò, seguire le istruzioni seguenti:

1. Seleziona un segnaposto nel messaggio, quindi fai clic su Inserisci campo unione . È presente nel gruppo Scrivi e inserisci campi.
2. Scegli il campo corrispondente e seleziona Inserisci .
3. Non puoi modificare il punto di inserimento nel documento. Devi selezionare il segnaposto e inserire singolarmente il campo di unione per ognuno.
4. Segui questi passaggi per tutti i segnaposto.
5. Se non hai una linea di saluto nel tuo messaggio, puoi aggiungerne una. Fare clic sulla linea di saluto. Nella nuova finestra, formatta le opzioni in base alle tue necessità e seleziona Ok .

Visualizza l’anteprima della tua e-mail

Prima di inviare un’e-mail, è fondamentale visualizzarla in anteprima per verificare eventuali inesattezze. Ecco come puoi visualizzare l’anteprima della stampa unione:

1. Fare clic su Anteprima risultati dalla scheda Lettere.
2. Ora puoi vedere un esempio di come la posta apparirebbe a un destinatario.
3. Il formato dei valori potrebbe non essere quello richiesto. Ad esempio, il valore della valuta può apparire come un numero intero.
4. In questo caso, premi Alt + F9 . Alcuni potrebbero dover premere Alt + Fn + F9 . Ora puoi vedere i codici di campo per i campi di unione.
5. Devi modificare il codice di campo. Diversi tipi di valori hanno codici diversi. Puoi cercare la loro sintassi su Internet.
6. Ad esempio, è necessario aggiungere # ,0.00€ nel codice per passare al valore della valuta .
   
7. Premi di nuovo Alt + F9 e fai clic su Anteprima risultati per vedere le modifiche.

Termina e salva

Il passaggio finale è finire, inserire la riga dell’oggetto e inviare l’e-mail. È inoltre possibile stampare la stampa unione in un altro documento o stampare il documento del messaggio, se necessario. Per finire, segui queste istruzioni:

1. Fare clic su Termina e unisci dalla scheda Lettere.
2. È possibile selezionare Modifica singoli documenti per visualizzare in anteprima tutti i documenti e modificarli. Non è necessario farlo se non si desidera apportare modifiche.
3. Dopo aver apportato le modifiche, chiudi la nuova finestra. Scegliere Salva per applicare le modifiche.
4. Fare nuovamente clic su Termina e unisci. Questa volta, seleziona Invia messaggi di posta elettronica .
5. Digita l’oggetto della tua email nella riga dell’oggetto . Fare clic su Ok per inviare le email.
   
6. Se devi inviare e-mail a un numero elevato di destinatari, è meglio inviare a meno destinatari alla volta. Puoi farlo con l’opzione Da ___ a ___ nella finestra Termina e unisci.
7. È una buona idea salvare il file Word per un uso futuro. Questo documento mantiene il collegamento al file sorgente per la mailing list.

Dai anche un’occhiata al nostro articolo su come inviare un’e-mail sicura in Outlook.