Come inviare un invito al calendario in Outlook

Mentre si lavora a un progetto in Outlook, è essenziale che tutti i membri del team siano sulla stessa pagina. Questo non solo aiuta a gestire il tempo in modo efficiente, ma rende la collaborazione molto più semplice.

Fortunatamente, Outlook ti consente di condividere il tuo calendario di Outlook. Inoltre, puoi creare diversi eventi nel tuo calendario di Outlook e invitare altri membri a partecipare. Una volta che accettano il tuo messaggio di invito, possono visualizzare tutti gli eventi nel calendario e ricevere una notifica ogni volta che la riunione sta per iniziare.

Quindi, senza ulteriori indugi, entriamo nell’articolo per saperne di più sull’invio di un invito di calendario in Outlook su piattaforme diverse.

Come inviare un invito al calendario in Outlook?

Esistono fondamentalmente due modi per inviare un invito del calendario su Outlook. Uno è inviare un messaggio di invito e l’altro è allegare un file iCalendar.

Continua a leggere ulteriormente per saperne di più su entrambi i metodi in dettaglio.

Invio di un messaggio di invito

Questo metodo è il modo predefinito per inviare un messaggio di invito del calendario su Outlook. Qui, crei un evento nel calendario di Outlook e modifichi varie impostazioni prima di inviare il messaggio di invito.

Ad esempio, puoi scegliere di ricevere una notifica ogni volta che un membro accetta l’invito. Allo stesso modo, puoi consentire o impedire ad altri di inoltrare l’invito al di fuori della tua organizzazione.

Inoltre, puoi nascondere l’elenco dei partecipanti per mantenere la privacy dei partecipanti.

Sull’app Web

1. Apri un browser e accedi al tuo account Outlook.
2. Seleziona l’icona Calendario nell’angolo in alto a sinistra.
3. Fare clic sul pulsante Nuovo evento.
   
4. Compila i dettagli necessari in base alle tue preferenze. Questi includono quanto segue:
   
   • Aggiungi un titolo : fornisci un titolo appropriato per la tua riunione.
   • Data: selezionare la data e l’ora di inizio della riunione. Attivare il pulsante Tutto il giorno se si desidera condurre la riunione per un’intera giornata (24 ore).
   • Non ripetere : selezionare un’opzione al suo interno se si desidera che la riunione si svolga giornalmente, settimanalmente, mensilmente o annualmente.
   • Sveglia : scegli di ricevere notifiche prima dell’inizio della riunione su Outlook.
5. Inoltre, fai clic sul pulsante Altre opzioni per visualizzare opzioni aggiuntive.
6. Immettere l’indirizzo e-mail delle persone che si desidera invitare al calendario di Outlook nel segnaposto Invita partecipanti. Fai clic su Facoltativo accanto ad esso e aggiungi persone che possono partecipare alla riunione se lo desiderano ma non sono obbligatorie.
7. Seleziona Opzioni di risposta nella barra in alto.
   
   • Consenti inoltro : abilitalo per consentire ai tuoi partecipanti di inoltrare l’invito ad altri al di fuori della tua organizzazione.
   • Nascondi l’elenco dei partecipanti: abilitalo per impedire ai partecipanti di visualizzare gli indirizzi email degli altri. Funziona semplicemente in modo simile a BCC (Blind Carbon Copy).
   • Richiedi risposte : seleziona questa opzione per ricevere una notifica ogni volta che un partecipante accetta il tuo invito.
8. Al termine, fai clic su Invia .

Nell’app desktop

1. Nella scheda Home, fai clic su Nuovi elementi e seleziona Riunione . Oppure fai clic sul pulsante Nuova riunione.
   
2. Fare clic sul pulsante A.
3. Quindi, aggiungi l’indirizzo e-mail delle persone che desideri invitare dai tuoi contatti di Outlook/rubrica. Quindi, compila i seguenti campi.
   
   • Obbligatorio : indirizzo email della persona per la quale è obbligatorio partecipare alla riunione.
   • Facoltativo: indirizzo email della persona che può accettare l’invito ma non necessariamente parteciparvi.
4. Inserisci gli altri dettagli (oggetto, luogo, ora di inizio e fine della riunione) in base alle tue esigenze.
5. Fare clic su Assistente pianificazione . Quindi, puoi visualizzare un elenco di tutti i tuoi partecipanti e verificare se sono disponibili per il periodo di tempo specificato. Questa funzionalità potrebbe non essere visualizzata se non utilizzi Office 365 o sei connesso a Microsoft Exchange.
   
6. Fare clic su Aggiungi partecipanti per includere i partecipanti dalla rubrica.
7. Personalizza altri dettagli nella scheda Riunione, come le opzioni di risposta, promemoria e ricorrenza.
8. Fare clic su Invia.
   

Su Android/iPhone

1. Apri l’app Outlook e tocca Calendario nella barra in basso.
2. Tocca l’icona più per creare un nuovo evento del calendario.
   
3. Inserisci i dettagli della riunione richiesti.
   
4. Tocca l’icona del segno di spunta nell’angolo in alto a destra.

Utilizzando l’allegato iCalendar

Questo metodo inoltra un file iCalendar (.ics ) come allegato ai partecipanti. Una volta aperto il collegamento, possono importare i dettagli del tuo calendario nel proprio. Tuttavia, non ricevi alcuna notifica sui partecipanti che accettano il tuo invito di calendario.

1. Fai clic su Nuovi elementi e seleziona Appuntamento .
   
2. Per aggiungere gli indirizzi e-mail del partecipante, fai clic su Invita partecipanti .
   
3. Inserisci le email accanto al campo A. Inoltre, specifica l’ora di inizio, di fine e altri dettagli come l’oggetto e la posizione.
   
4. Nella scheda Appuntamento, fai clic su Inoltra e seleziona Inoltra come iCalendar .