Come inserire un messaggio fuori sede su Outlook

A volte, quando sei in vacanza, in viaggio d’affari o in vacanza, non sarai in grado di rispondere alle tue e-mail. In questi casi, puoi utilizzare la funzione Fuori sede in Outlook per rispondere automaticamente per te.

La risposta automatica fuori sede è una comoda funzionalità di Microsoft Outlook che inoltra un’e-mail preimpostata quando qualcuno ti invia un’e-mail. Puoi anche configurare Outlook per inoltrare un’e-mail preimpostata entro un intervallo di tempo prestabilito o continuare a inoltrarla a tempo indeterminato fino a quando non la interrompi tu stesso.

Sommario

Come mettere fuori sede su Outlook?

Esistono diversi metodi per configurare una risposta automatica Fuori sede a seconda che si utilizzi il Web o l’applicazione Outlook. Nella versione desktop di Outlook, i passaggi variano anche se utilizzi il sistema operativo Mac.

Sull’app desktop

Se si utilizza l’applicazione desktop Outlook, è facile impostare e configurare una risposta automatica fuori sede. Tuttavia, per utilizzare la funzione di risposta automatica in Outlook, avrai bisogno di un account di posta elettronica di Outlook o di un account Microsoft Exchange.

1. Apri Outlook.
2. Fare clic sulla scheda File in alto a destra.
3. Seleziona Risposte automatiche .
   
4. Scegli Invia risposte automatiche nella nuova finestra.
5. Se desideri inviare l’e-mail Fuori sede a tempo indeterminato fino a quando non la interrompi, lascia deselezionata l’opzione Invia solo durante questo intervallo di tempo.
   
6. Selezionare l’opzione Invia solo durante questo intervallo di tempo se si desidera che l’e-mail fuori sede venga inoltrata solo per un determinato periodo di tempo.
7. Seleziona la data e l’ora di inizio e la data e l’ora di fine.
8. Digita l’e-mail preimpostata nella casella di testo in basso.
9. Se desideri inviare messaggi di posta elettronica diversi a persone all’interno e all’esterno della tua organizzazione, scrivi messaggi di posta elettronica separati all’interno della casella di testo Dentro la mia organizzazione e Fuori dalla mia organizzazione.
10. Fare clic su OK.

Per disattivare le risposte automatiche Fuori sede, fai clic sul pulsante Disattiva in alto quando apri Outlook.

I passaggi precedenti funzioneranno per tutte le ultime versioni di Outlook. Tuttavia, se utilizzi la versione 2007, i metodi per accedere alle risposte automatiche sono leggermente diversi.

1. In Outlook, fai clic sulla scheda Strumenti.
2. Seleziona Assistente fuori sede .
   
3. Scegli l’opzione Sono attualmente fuori sede.
   
4. Digita la tua email preimpostata.
5. Fare clic su OK.

Per disattivare le risposte automatiche Fuori sede in Outlook 2007, seleziona la scheda Fuori sede in basso a destra e fai clic su Disattiva risposte automatiche Fuori sede .

Su Outlook Web

Sebbene i metodi per impostare una risposta automatica nell’app Web di Outlook siano simili, l’interfaccia utente dell’applicazione Web è leggermente diversa.

Se vuoi mettere Fuori sede su Outlook web, ecco come puoi farlo:

1. Vai a Outlook sul Web.
2. Fare clic sull’icona delle impostazioni in alto a destra.
   
3. Selezionare Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.
4. Vai a Posta > Risposte automatiche.
5. Attiva Attiva le risposte automatiche .
   
6. Se desideri impostare un intervallo di tempo per le tue risposte automatiche, seleziona l’opzione Invia risposte solo durante un periodo di tempo e imposta l’ora di inizio e di fine.
7. Digita l’e-mail preimpostata per le persone all’interno e all’esterno della tua organizzazione.
8. Se non desideri inoltrare risposte automatiche a persone esterne alla tua organizzazione, seleziona l’opzione Invia risposte solo ai contatti invece di Invia risposte all’esterno della tua organizzazione .
9. Fare clic su Salva.

Se desideri modificare o disattivare le risposte automatiche, vai all’impostazione Risposte automatiche come mostrato sopra e disattiva Attiva risposte automatiche o modifica le risposte automatiche lì.

Su Mac Outlook

Outlook su un computer Mac OS ha anche un metodo diverso per accedere alla funzione di risposta automatica. Ecco come puoi farlo:

1. Apri prospettiva.
2. Vai alla scheda Strumenti e fai clic su Risposte automatiche . (Se utilizzi la versione precedente di Outlook , fai clic sull’opzione Fuori sede.)
   
3. Imposta le tue risposte automatiche utilizzando gli stessi passaggi di cui sopra.
4. Fare clic su OK.

Come uscire dall’ufficio su Outlook utilizzando l’account IMAP o POP3?

La funzione di risposta automatica Fuori sede in Outlook è disponibile solo per le persone che utilizzano l’account di posta elettronica di Outlook . Se disponi di altri account e-mail come IMAP, POP3 o Gmail collegati all’app Outlook, non sarai in grado di accedere all’impostazione Risposte automatiche.

Tuttavia, puoi ancora aggirare questo problema utilizzando la funzionalità delle regole in Outlook.

1. Avvia Outlook.
2. Seleziona l’opzione Nuova e-mail nel menu della barra multifunzione.
   
3. Digita la tua email preimpostata che verrà inoltrata come risposta automatica. (Lasciare vuoto il campo A.)
   
4. Fare clic su File e selezionare Salva con nome.
5. Assegna un nome all’e-mail salvata. (Puoi chiamarlo come preferisci.)
6. Nell’opzione Salva come, seleziona Modello di Outlook .
   
7. La selezione del file da salvare come modello di Outlook ti sposterà automaticamente nella posizione predefinita per il salvataggio dei modelli.
8. Fare clic su Salva se si desidera salvarlo nella posizione predefinita.
9. Se desideri salvare il modello in una posizione diversa, vai alla posizione in cui desideri salvare il modello.
10. Fare clic su Salva e confermare.
11. In Outlook , seleziona la scheda File in alto a destra.
12. Fare clic sull’opzione Regole e avvisi e selezionare Nuova regola .
    
13. In Inizia da una regola vuota , seleziona l’opzione Applica regola ai messaggi che ricevo.
    
14. Fare clic su Avanti e fare nuovamente clic su Avanti senza modificare nulla nella nuova finestra.
15. Fare clic su Sì per applicare questa regola a tutti i messaggi.
16. Nel Passaggio 1: seleziona l’intestazione delle azioni, controlla la risposta utilizzando un modello specifico .
    
17. Nel Passaggio 2: modificare la descrizione della regola , fare clic sull’opzione di un modello specifico.
18. Se hai salvato il modello di Outlook nella posizione predefinita, scegli Modelli utente nel file system accanto a Cerca in .
19. Se lo hai salvato in una posizione diversa, fai clic su Sfoglia e vai alla cartella contenente quel modello e apri la cartella.
20. Seleziona il modello di Outlook e fai clic su Apri e Avanti .
    
21. Fare di nuovo clic su Avanti. (Se desideri aggiungere eventuali eccezioni, puoi farlo qui.)
22. Assegna un nome alla regola se lo desideri e assicurati che Attiva questa regola sia selezionato.
    
23. Fare clic su Fine.
24. Fare clic su Applica e OK.