Come organizzare i file – 5 passaggi

L'organizzazione del file system può prevenire la perdita di documenti . Dopo aver organizzato i tuoi file, puoi ridurre il numero di documenti nelle tue cartelle e presentare solo ciò che è importante ed essenziale per te.

Avrai bisogno di:

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uno:

Classifica i documenti della tua organizzazione in gruppi, in quanto ciò ti aiuterà nel coordinamento delle tue categorie o classi. Decidi quali documenti devono essere inseriti in ciascuna categoria. Crea sezioni in ogni categoria in quanto ti aiuterà nella gestione e nell'organizzazione dei tuoi file.

Due:

Crea sottocategorie per ogni categoria. Potrebbe essere difficile per te organizzare un file system in categorie e le relative sottocategorie, ma sarà conveniente dopo che il file system è stato organizzato. Questi file system possono essere utili e, inoltre, è possibile semplificare il file system suddividendolo in sezioni in base a diverse sottocategorie come luogo, data e nome.

3:

Classifica il tuo sistema di cartelle utilizzando la codifica a colori per mantenere tutti i file importanti separati l'uno dall'altro. I colori importanti ti aiuteranno a trovare qualsiasi file in questione in qualsiasi momento e non dovrai controllare tutte le cartelle quando devi individuare un determinato file.

4:

Usa da tre a cinque colori. Usa un colore particolare per ogni categoria. È possibile utilizzare il blu per i file di famiglia, il rosso per i file medici, il verde per i file finanziari e l'arancione per i file personali. Usando i colori puoi separare ogni categoria.

5:

Usa etichette colorate per le cartelle sospese ed etichette bianche per l'etichettatura in quanto possono essere facilmente lette su bianco. Posiziona ogni tag nella posizione di arresto di tabulazione della cartella in base alle categorie che hai creato in ordine alfabetico o numerico.

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Consigli

  • Puoi posizionare l'etichetta nella tua cartella numericamente, ma evita di disporre i file in ordine numerico. Potresti preferire un sistema di archiviazione alfabetico con nomi come medico, finanza familiare e personale.
  • L'uso di un determinato colore come il rosso per le cartelle cliniche identifica l'importanza della cartella e sarà facile arrivarci quando arriverà il momento delle chiamate di emergenza.
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