20 cose da fare in Excel che ti renderanno un esperto

Se sei un abitante di Internet da molto tempo, probabilmente hai incontrato meme su quanto sia difficile padroneggiare Excel. Alcuni potrebbero non capire la battuta. Per la maggior parte delle persone, Excel è solo una raccolta di tabelle e fogli di calcolo. Tuttavia, sotto il cofano, hai accesso a un’ampia varietà di strumenti di automazione, formule, grafici, tabelle pivot, ecc.

Sapere come accedere e sfruttare queste funzionalità può essere prezioso per la tua carriera e il tuo business. Tuttavia, oltre a rendere il tuo curriculum più allettante, può anche farti risparmiare tempo e aiutarti a organizzare la tua vita. Pertanto, nella seguente guida, esploreremo venti cose da fare in Excel che ti renderanno un esperto.

Sommario

20 cose da fare in Excel che ti renderanno un esperto

Questa guida sarà un miscuglio di suggerimenti e trucchi per l’utilizzo avanzato e intermedio. Tratteremo operazioni come tabelle pivot, funzioni, scorciatoie da tastiera e altro. Senza ulteriori indugi, ecco i suggerimenti, i trucchi e gli hack più utili in Microsoft Excel.

1. Tabelle pivot

Le tabelle pivot riassumono i tuoi dati per te. Sono particolarmente utili quando si lavora con tabelle di dati di grandi dimensioni. Possono salvarti dalla creazione di molti calcoli di riepilogo. Il modo più semplice per creare una tabella pivot utilizzando Microsoft Excel è:

• Assicurati che la tabella o il foglio di lavoro per cui desideri creare la tabella pivot sia selezionato
• Fare clic sulla scheda Inserisci
• Seleziona Tabelle pivot consigliate

Da lì, sarai in grado di selezionare alcune diverse opzioni su come potresti voler riepilogare i tuoi dati. Selezionando una delle tabelle pivot consigliate verrà creato un nuovo foglio di calcolo con la tabella pivot inserita all’interno.

Se hai intenzione di insegnare a te stesso come utilizzare le tabelle pivot, questo è un ottimo punto di partenza. Una volta compreso il funzionamento delle tabelle pivot consigliate, puoi creare la tua tabella vuota personale.

Hanno anche contenuti che ti mostrano come organizzare, suddividere e filtrare le tue tabelle pivot. Se ciò non bastasse, c’è un’ampia varietà di video, libri e articoli che possono aiutarti ad apprendere le complessità delle tabelle pivot.

2. Gestione dei duplicati

Se lavori con set di dati di grandi dimensioni, non è raro imbattersi in dati duplicati. Fortunatamente, ci sono un paio di modi per eliminare i dati duplicati in Excel. Puoi filtrare, utilizzare lo strumento Rimuovi dati duplicati o formattarlo rapidamente.

Queste sono ottime alternative alla ricerca scrupolosa e manuale dei duplicati da soli. Sapere come gestire i dati duplicati in Excel ti farà sembrare un vero esperto.

3. Utilizzo di CERCA.VERT (ricerca verticale)

CERCA.VERT è considerata una delle funzioni più utili di Excel. Se i tuoi dati sono organizzati in colonne verticali, puoi utilizzare la funzione CERCA.VERT per cercare un valore nella prima colonna di una tabella di dati sezionata. CERCA.VERT utilizzerà il valore di ricerca per restituire un valore corrispondente da un’altra colonna.

La funzione CERCA.VERT accetta quattro parametri:

• Valore: il valore di ricerca
• Column _ Range : la tabella o l’intervallo di colonne di dati in cui stai effettuando la ricerca
• Column_Number : il numero di colonna da cui deve essere restituito il valore corrispondente.
• Approximate_Match : un argomento booleano che indica alla funzione di cercare la corrispondenza esatta (0 o FALSE) o la corrispondenza approssimativa (1 o TRUE). È un argomento facoltativo che è VERO per impostazione predefinita.

Quindi la struttura della funzione finale sarà simile a questa: VLOOKUP(Value; Column_Range; Column_Number; Approximate_Match)

Ancora una volta, VLOOKUP è particolarmente utile quando lavori con grandi set di dati. Può aiutarti a riassumere o enfatizzare cifre importanti nei tuoi fogli di calcolo. È ancora più accessibile che mai.

Le ultime versioni di Excel ti forniscono una procedura guidata per aiutarti a costruire funzioni come CERCA.VERT. Tutto quello che devi fare è fare clic sul pulsante delle formule ( fx) e selezionare VLOOKUP dall’elenco.

La procedura guidata fornisce una spiegazione approfondita di ciascun parametro richiesto. Mentre digitare la funzione da zero può farti sembrare un vero esperto di Excel, usare la procedura guidata Inserisci funzione è molto più semplice.

Sebbene questa funzione sia abbastanza semplice da comprendere e padroneggiare, puoi saperne di più dal tutorial CERCA.VERT ufficiale di Microsoft.

*Nota: la versione internazionale di Microsoft Excel utilizza il punto e virgola per separare gli argomenti in una funzione (separatore di elenco). Al contrario, la versione americana usa le virgole (,) per separare gli argomenti.

4. Lavorare con più file Excel

Puoi aprire contemporaneamente più file Excel in diverse istanze di Excel selezionando i file in Esplora file e premendo Invio sulla tastiera. Per passare rapidamente da un’istanza/file di Excel all’altro, premi semplicemente CTRL + TAB sulla tastiera.

Questa abbagliante dimostrazione di abilità può farti sembrare una sorta di stregone di Excel per i neofiti. Inoltre, può aumentare significativamente la tua produttività.

5. Raggruppamento e separazione dei fogli di lavoro

Il raggruppamento dei fogli di lavoro consente di modificare contemporaneamente più fogli di lavoro. Per raggruppare i tuoi fogli di lavoro, procedi come segue:

• Tieni premuto il tasto Ctrl sulla tastiera
• Seleziona tutti i fogli di lavoro che vuoi raggruppare
• Rilascia il pulsante Ctrl

Se inserisci un valore in qualsiasi cella di uno qualsiasi dei fogli di calcolo raggruppati, Excel aggiornerà tutti i fogli di calcolo con quel valore nella stessa cella.

Ad esempio, se hai tre fogli di calcolo in un gruppo e aggiorni la cella A30 del tuo primo foglio di calcolo con il valore “Inserisci cella”, aggiornerà anche la cella A30 negli altri fogli di calcolo del gruppo.

Raggruppare i fogli di lavoro è ottimo per la modifica collettiva. Se desideri separare i tuoi fogli di calcolo, tutto ciò che devi fare è fare clic con il pulsante destro del mouse su una delle schede del foglio di calcolo e selezionare Separa fogli dal menu contestuale.

6. Utilizzo di Blocca riquadri

Excel dispone di una funzione di blocco del riquadro che consente di bloccare colonne e righe. Ciò semplifica il confronto e il riferimento ai dati. Per accedere a Blocca riquadri:

• Seleziona la cella/riga sotto le righe che desideri bloccare
• Fare clic sulla scheda VISUALIZZA
• Fare clic sull’opzione Blocca riquadri
• Selezionare Blocca riquadri dal menu di scelta rapida

La riga sopra la cella/riga selezionata verrà bloccata mentre scorri il foglio di calcolo. In alternativa, è possibile selezionare Blocca riga superiore o Blocca prima colonna dal menu Blocca riquadri. Freeze Top Row bloccherà la prima riga per lo scorrimento verticale, mentre Freeze First Column bloccherà la prima colonna per lo scorrimento orizzontale.

Per sbloccare i riquadri, fare clic sull’opzione Sblocca riquadri dal menu Blocca riquadri.

7. SE Funzione

La funzione SE di Excel può rendere i tuoi dati più dinamici. È una funzione che dice a Excel di inserire o restituire un valore se soddisfa una determinata condizione. Prende tre parametri:

• Logical_test: una condizione di test che può essere convalidata come true o false
• Value_if_true: il valore che Excel deve utilizzare se il test logico è vero
• Vaue_if_false: il valore che Excel deve utilizzare se il test logico è falso

Il test logico confronta due valori o celle utilizzando i simboli uguale (=), maggiore di (>) o minore di (<), ad esempio = IF (C2>C3; “Sì”, “No”) .

*Nota: il testo o le stringhe di caratteri devono essere racchiusi tra virgolette (“”).

8. Utilizzo della funzione somma

Excel ti consente di eseguire una vasta gamma di operazioni matematiche utilizzando una delle sue numerose funzioni. Mentre puoi eseguire operazioni matematiche avanzate come trovare il coseno di un angolo, sono le operazioni più semplici che potresti trovare utili.

Ad esempio, una delle funzioni matematiche più utilizzate è la funzione somma. Lo usiamo per sommare i numeri insieme. È possibile utilizzare indici di cella e/o numeri effettivi. Le versioni più recenti di Excel hanno un limite di argomenti di 255 numeri. Ciò significa che puoi avere 255 termini.

La sintassi della funzione Somma può essere simile a questa:

• =Sum(1;2) : Somma due numeri semplici. L’uscita sarà 3.
• =Sum(A1;CB) : Somma il contenuto di due celle insieme.
• =Somma(A1;2): somma il contenuto di una cella a un numero.
• =Sum(A1:CB) : Somma tutti i numeri compresi tra (e inclusi) questi due indici.
• =Somma(A1:CB;5): somma tutti i numeri in un intervallo di celle e aggiunge un ulteriore numero specificato alla somma.
• =Somma(A1:CB; G7:G1): Somma tutti i numeri in due diversi intervalli di indice di cella.

Queste sono solo alcune delle varianti. È una funzione straordinariamente flessibile.

Se vuoi apparire ancora più impressionante, puoi utilizzare la funzione SOMMA.SE, che combina la funzione SOMMA con la funzione SE.

9. Utilizzo della funzione INDICE

La funzione INDICE restituirà un valore all’indice specificato all’interno di una tabella o di una sezione di tabella. Ti consente di cercare valori specifici nel tuo foglio di calcolo. Si presenta in due forme:

• Modulo matrice: accetta una matrice come primo argomento. Il secondo argomento è il numero di riga, mentre il terzo è il numero di colonna. L’array è costruito utilizzando l’intervallo di celle che si desidera cercare nel foglio di calcolo, ad esempio A1:C20. La sintassi della funzione è simile a questa:
  =INDICE(array;num_riga;num_col)
  =INDICE(A1:C20; 2; 3)

• Modulo di riferimento: accetta un riferimento come primo argomento. Un riferimento consente di inserire più di un intervallo o un insieme di matrici. Il secondo argomento è il numero di riga e il terzo è il numero di colonna. Il quarto ti consente di selezionare in quale array cercare. La sintassi della funzione è simile a questa:
  =INDICE((riferimento); numero_riga; numero_colonna; numero_area)
  per esempio
  =INDICE((A1:C9;D1:F8);2;3;1)

Sebbene la funzione INDICE sia adatta a ricerche semplici, può essere utilizzata per operazioni dinamiche avanzate.

10. Utilizzo della funzione MATCH

La funzione MATCH è un’altra funzione di ricerca utilizzata per trovare l’indice di un valore in un array/elenco unidimensionale (una tabella composta da una colonna o riga). Si compone di tre argomenti:

• Search_Value : il valore di cui stai cercando l’indice
• Intervallo_Array: l’array o l’intervallo di celle in cui eseguire la ricerca, deve essere costituito da una colonna o riga per funzionare, ad esempio A1:A9 o A1:E1
• Match_Type : un parametro facoltativo che specifica se la funzione deve trovare la corrispondenza esatta per il valore di ricerca. Assume uno dei seguenti valori:
  • -1: cerca il valore più grande minore o uguale al valore di ricerca
  • 0: Cerca la corrispondenza esatta del valore di ricerca
  • 1: cerca il valore più piccolo maggiore o uguale al valore di ricerca

La sintassi per la funzione è simile a questa:

=CONFRONTA(Valore_ricerca; Intervallo_array;Tipo_corrispondenza)
per esempio
=CONFRONTA(1; A1:A5;0)

11. Formattazione condizionale

Proprio come i grafici, la formattazione condizionale offre un modo per visualizzare i dati utilizzando la codifica a colori basata sul valore di una cella. Per utilizzare la formattazione condizionale, procedi come segue:

• Seleziona tutte le celle che vuoi formattare
• Fare clic sulla scheda Home
• Fare clic su Formattazione condizionale

Da lì, sarai in grado di selezionare le regole che desideri istituire per la formattazione condizionale. Puoi persino creare le tue regole personalizzate.

12. Utilizzo della convalida dei dati

La convalida dei dati consente di verificare e garantire che i dati siano logici e corrispondano a determinati parametri. Se stai lavorando con il testo, ti permette di controllare se il testo è scritto correttamente. È possibile accedere alla funzionalità di convalida dei dati di Excel procedendo come segue:

• Selezionare la cella o il gruppo di celle su cui eseguire la convalida dei dati
• Fare clic sulla scheda Dati
• Fare clic su Convalida dati

Dovrebbe apparire una finestra di dialogo. Ti consentirà di impostare il tipo di valori consentiti da una cella. Inoltre, ti consentirà di impostare un intervallo di valori accettabili. È inoltre possibile impostare un messaggio di input che viene visualizzato da solo quando viene selezionata una cella.

L’ultima scheda nella schermata di convalida dei dati consente di visualizzare un avviso di errore quando vengono inseriti dati errati in una cella.

13. Utilizzo della maniglia di riempimento per copiare le formule

Excel ti consente di compilare i calcoli su più celle. Ad esempio, se esegui un calcolo utilizzando celle di due colonne diverse (ma della stessa riga), puoi utilizzare il quadratino di riempimento per copiare l’operazione su più celle nella stessa colonna .

Per illustrare, se eseguo un calcolo nella cella C1 dove moltiplico il contenuto della cella A1 per il contenuto di B1 (=A1*B1) e trascino il quadratino di riempimento sulla cella C2, moltiplicherò il contenuto della cella A2 per B2 ( =A2*B2).

Sebbene sia uno strumento abbastanza semplice, sapere quando o come usarlo in modo efficace può farti sembrare un vero esperto di Excel.

14. Passaggio tra riferimenti di cella relativi, assoluti e misti

Nella voce precedente, abbiamo parlato dell’utilizzo dell’handle di riempimento di Excel. Per impostazione predefinita, la maniglia di riempimento utilizza riferimenti relativi . In altre parole, Excel utilizzerà il calcolo originale come modello e quindi dedurrà i relativi operandi osservando la posizione nel foglio di calcolo e osservando gli operandi del calcolo originale.

Tuttavia, se desideri un maggiore controllo sul modo in cui Excel copia i calcoli, puoi utilizzare riferimenti di cella assoluti. Ciò consente di dettare alcuni degli operandi che vengono copiati. Pertanto, consente di copiare una variabile dinamica rispetto a un valore fisso. Ad esempio, potresti voler moltiplicare tutte le celle nella colonna A per il contenuto di B1 (e solo B1).

Per fare ciò, dovrai utilizzare il simbolo del dollaro ($) per bloccare la cella. Dove stai moltiplicando ogni cella nella colonna A per B1, la sintassi del tuo calcolo sarà simile a questa (=A1*B1€) . Quando trascini il quadratino di riempimento, ogni cella interessata nella colonna moltiplicherà il suo contenuto per B1 (=A2*B1€, =A3*B1€, ecc.)

Padroneggiare questo ti avvicinerà a diventare un vero maestro dei fogli di calcolo.

*Nota: se posizioni il simbolo del dollaro davanti alla lettera della colonna, bloccherà e copierà la cella tra le colonne ($ B1). Se lo metti dopo la lettera della colonna (davanti al numero della riga), bloccherà la cella tra le righe (B1€). Se metti un segno di dollaro davanti e dopo la lettera della colonna, bloccherà la cella su entrambe le colonne e le righe ($B1€).

15. Utilizzo di Incolla speciale

Excel ti consente di controllare come copiare e incollare i dati utilizzando la sua funzione speciale incolla. Ti consente di copiare e incollare formattazione, formule e valori tra le celle. Puoi persino utilizzare la funzione speciale incolla per eseguire una semplice operazione matematica sui dati copiati.

Per accedere alla funzione speciale passata, procedi come segue:

• Copia i tuoi dati
• Fare clic con il pulsante destro del mouse sulle celle in cui si desidera incollare i dati
• Selezionare Incolla speciale dal menu contestuale

Se inizi correttamente i passaggi precedenti, dovresti essere accolto da questa finestra di dialogo:

16. Trasposizione dei dati in Excel

Microsoft Excel ti offre una miriade di opzioni per riposizionare o trasporre i dati. È possibile trasporre i dati verticali (riga) in dati orizzontali (colonna) o viceversa utilizzando uno dei seguenti metodi:

• La funzione Trasponi
• L’opzione Trasponi Incolla speciale

Il modo più semplice sarebbe utilizzare l’opzione trasponi incolla. Tuttavia, può sembrare molto più impressionante padroneggiare la funzione Transpose.

17. Utilizzo della funzione TRIM

La funzione TRIM consente di rimuovere gli spazi vuoti finali e iniziali indesiderati dai dati di Excel. La funzione Trim richiede solo un argomento (testo). Copierà e inserirà i dati trasposti in una cella.

La sintassi della funzione trim è la seguente:

=TRIM(Testo)
per esempio
=TRIM(A1)
=TRIM(“ciao mondo”)

È una funzione molto semplice; tuttavia, se lavori con molti dati basati su testo, potresti trovarlo utile.

18. Utilizzo delle macro

Se vuoi diventare veramente un esperto di Excel, dovrai padroneggiare i macro. Le macro consentono di automatizzare le attività ripetitive in Excel aggiungendo elementi di programmazione tramite il codice Visual Basic. Puoi persino utilizzare le macro per estendere alcune delle funzionalità di Excel.

Tuttavia, non è necessaria esperienza di programmazione per creare macro di base. Excel ti consente di registrare azioni ripetitive e scriverà il codice per te in background.

La copertura delle macro richiederebbe un intero articolo per essere spiegata in dettaglio. Fortunatamente per te, c’è una sfilza di contenuti su Internet che ti aiuteranno a raggiungere una comprensione di base dei Macro.

*Nota: prima di poter utilizzare le macro, dovrai visualizzare la scheda Sviluppatore nel menu della barra multifunzione di Excel.

19. Combinazione di funzioni

Excel consente di combinare più funzioni o formule per espandere le loro capacità. Ad esempio, mentre INDEX e MATCH sono ottimi strumenti di ricerca, hanno dei limiti. Per aggirare queste limitazioni e avviare ricerche più avanzate e dinamiche, puoi combinare le due cose.

Ad esempio, puoi utilizzare la funzione CONFRONTA come numero di riga o colonna della funzione INDICE, ad es
=INDICE(Intervallo_array; CONFRONTA(Valore_ricerca; Intervallo_array;Tipo_corrispondenza);Numero_colonna)
=INDICE(A1:C12;CONFRONTA(“Dimensione edificio”;A1:A6);1)

Dopo aver imparato a padroneggiare le funzioni e le formule più utilizzate in Excel, ti sentirai più a tuo agio nel combinarle. Questo ti farà sicuramente sembrare un esperto.

20. Scorciatoie da tastiera

L’uso delle scorciatoie da tastiera in Excel ti farà sicuramente sembrare un esperto. Tuttavia, non solo ti fa sembrare figo, ma può farti risparmiare tempo.

Ti consigliamo di studiare e memorizzare un cheat sheet delle scorciatoie da tastiera di Excel. Puoi imparare come passare da uno strumento all’altro, modificare il carattere, creare un nuovo foglio di calcolo, ecc. Tutto senza dover utilizzare il mouse.

Conclusione

Microsoft Excel è un potente strumento di lavoro. Si potrebbe dire che ha sulle spalle l’intero sistema finanziario mondiale. Diventare esperti in Excel non è solo un’abilità che decorerà il tuo curriculum, ma puoi anche usarla per organizzare la tua vita.

Nel testo sopra, abbiamo esplorato 20 cose che puoi fare in Excel che ti renderanno un esperto. Hai qualche consiglio o trucco personale? Lasciali giù nella sezione commenti qui sotto. Come sempre, grazie per aver letto.